Oplossingen voor het terugdringen van No Shows bij netwerkbijeenkomsten

Ondernemersadviesboek

Oplossingen van het terugdringen van
No Shows bij netwerkbijeenkomsten

Aangezien dit ingewikkelde materie is behoeft het aanbeveling om je verder te verdiepen in dit onderwerp. Sluit je aan bij een netwerk of bestel een boek met complete informatie over hoe effectief te netwerken

Ga hieronder naar bol.com.

In de prachtige omgeving van Doorn waren wij te gast bij Jachthuis Beukenrode voor een unieke netwerkbijeenkomst georganiseerd door Netwerkgids Nederland. Met een grote groep bezoekers hebben wij buiten in de tuin van het Jachthuis de problematiek rondom de No Shows bij netwerkbijeenkomsten besproken. Een levendig onderwerp wat al snel bleek uit het enthousiasme waarmee de aanwezige ondernemers en voorzitters van netwerkverenigingen met elkaar in discussie gingen om dit fenomeen op een effectieve manier aan te pakken.

Directeur van Netwerkgids Nederland, Rens Tanis, had samen met manager Aart Hilhorst de leiding over de brainstormsessies welke uiteindelijk hebben geresulteerd in een reeks aan mogelijke oplossingen voor het terugdringen van No Shows bij netwerkbijeenkomsten. Een succesvolle avond in de reeks van Het Netwerk Gilde waarin er dit jaar nog twee bijeenkomsten worden georganiseerd. 

Wat is een No Show? Een kwestie van normen en waarden?

De oplossingen op een rij:

  • Roulerende input zodat mensen het zelf kunnen ervaren
  • Minder bijeenkomsten
  • Aanmelding via een betaling
  • Annuleringskosten
  • Verspilling in kaart brengen Verplicht stellen om te komen
  • Gastenlijst online
  • Programma op tijd bekend maken
  • Reminders sturen
  • Evaluatie programma, naar nietkomers
  • Minimaal 17x melden
  • Betrokkenheid activiteit
  • Inhoud bijeenkomst afstemmen op de doelgroep
  • Beloning als ze wel komen
  • Gadgets meegeven
  • Geschapen verwachtingen waar maken
  • Penalty fee
  • Statiegeld / borgstellingen inschrijven geld terug
  • Afmelden na bepaalde datum is straf
  • Een wachtlijst
  • Interessante locatie
  • 3x niet komen is schrappen
  • Belonen, straffen, aantrekkelijk maken
  • Inzet social media
  • Online mogelijkheid om aanwezig te zijn
  • Netwerkgids Nederland inschakelen
  • Nabellen
  • Reminders
  • Enquete te sturen naar mensen die niet zijn gekomen
  • Ook programma voor de partner
  • Beloning door korting
  • Aandacht op social media als men wel kopt
  • Lijst aanwezigen openbaar maken
  • Lijst van afwezigen openbaar maken
  • Twee voor de prijs 
  • voor Zorgen dat andere mensen van andere netwerken aanwezig zijn
  • Prijs kwaliteit verhouding
  • Focus op de doelgroep
  • Verloting / cadeau voor de aanwezigen
  • Deelnemers ophalen
  • Gratis parkeren
  • Vastketenen in de bus
  • Vooraf betalen bezoekers
  • VIP Arrangement aanbieden
  • Stoppen met extra’tjes, meer concentratie op de inhoud
  • Actueel thema
  • Incalculeren niet zuren
  • Filteren vooraf
  • Inspirerende sprekers
  • Bekende Nederlanders
  • Wie nodig je uit
  • Zorgen voor garantie op succes
  • Geschapen verwachtingen waarmaken
  • etentje catering vooraf
  • Zorgen voor de wauw ervaring
  • Compilatie voor de compilatie
  • Persoonlijke aandacht
  • Samenwerking tussen netwerken
  • Beleving toevoegen
  • Met een opdracht weer na buiten laten gaan x2
  • Ledentevredenheid
  • Marketingplan
  • Acquisitie
  • Langs de deuren
  • Frisse activiteiten / ELBIZZ YOUR EMPOWERMENT
  • Mistery Guest
  • Topless bediening
  • Chippendales
  • Huisdieren en kinderen mogen ook mee
  • Laagdrempelig
  • Alternatieve programma’s
  • Parallele programma’s
  • Gratis drank
  • Evenement naast de doelgroep
  • Korting op je lidmaatschap bij x aantal bezoeken
  • Extra betalen als je niet komt
  • Korting op lidmaatschap volgend jaar

De deelnemers en hun evaluatie en conclusie

Laten we allereerst vaststellen wat een No Show is voordat we een overzicht met oplossingen bieden. Volgens de aanwezigen was de meest gangbare definitie van een No Show: “Het niet verschijnen op een meeting waarvoor je je wel hebt aangemeld“. Onder de prettige leiding van Aart Hilhorst werd de discussie gestart door de deelnemers te vragen op welk specifieke vragen zij vanavond een antwoord wilden hebben. En deze vraag bleek vrij simpel: “Waarom meld je je wel aan, maar kom je niet en neem je  ook niet de moeite om je netjes af te melden?” En met deze vraag werd het kader geschetst en kon de discussie losbarsten.

Het ongenoegen en onbegrip komt bij veel netwerkorganisaties naar voren en met name vanwege het gemak waarmee potentiële deelnemers van netwerkbijeenkomsten zonder reden uitblinken door hun afwezigheid. Wat veel bezoekers zich waarschijnlijk niet realiseren, is dat er wel degelijk kosten worden gemaakt om een netwerkbijeenkomst te organiseren. En deze kosten zijn dan vaak voor rekening van de netwerkverenigingen. Een tendens die veel netwerkverenigingen treft en waar vanavond een duidelijk signaal werd afgegeven door de diverse aanwezigen.

“Uit onderzoek blijkt dat het aantal No Shows zal stijgen van 10% naar 20% in 2014,” stelt Rens Tanis. “Wij hebben in Nederland ongeveer 2300 netwerken die gemiddeld elke maand een bijeenkomst organiseren. Wanneer je rekent met een aantal van 50 deelnemers per bijeenkomst, dan realiseer je je om wat voor aantallen het gaat!” En daarmee is eigenlijk alles gezegd. Met zulke cijfers kun je niet meer om het probleem heen en daarom heeft Netwerkgids Nederland meer dan voldoende werk om netwerkverenigingen te helpen met het zoeken van een effectieve oplossing.

Het werd al vrij snel duidelijk dat de Waarom-vraag lastig te beantwoorden zou zijn, omdat mensen vaak diverse redenen hebben om te besluiten toch niet naar hun bijeenkomst te gaan. En wanneer al naar de reden gevraagd zou worden, zou het antwoord weinig bijdragen aan de oplossing van een No Show omdat de verwachting is dat er een zekere schroom bestaat waardoor iemand zich niet afmeldt en daarvoor achteraf een andere reden voor opgeeft. Ondanks deze conclusie leverde de discussie zeker een aantal interessante antwoorden op. Naast het gebrek aan opvoeding, waarden en normen bleek ook het besef dat de vrijblijvendheid van veel bijeenkomsten een grote bijdrage heeft aan het groeiend aantal (onaangekondigde) afmeldingen. Het organiseren van een “gratis” bijeenkomst heeft volgens velen te weinig waarde en vaak worden er geen directe consequenties verbonden aan het wegblijven zonder afmelden.

Deze bijeenkomst van Het Netwerk Gilde in Doorn had een meer constructief karakter en de deelnemers koppelden de conclusie aan de vraag “Hoe kunnen wij als netwerkorganisatie er voor zorgen dat iemand zich wel makkelijker durft af te melden?”, door te kijken wat je zelf kunt doen als netwerk om te zorgen dat de leden makkelijker hun intrinsieke motivatie zullen aanspreken zullen zij eerder wel komen dan niet. Daarnaast creëer als netwerkorganisatie een meer open cultuur waarin je makkelijk kunt aangeven dat je een keer geen zin hebt, omdat je liever iets anders doet. Dat was het startsein voor de persoonlijke discussies onder leiding van presentator Aart Hilhorst, waarin telkens twee andere deelnemers de voor- en tegenargumenten van een aantal oplossingen met elkaar bespraken.

In het onderstaande overzicht zijn ruim 80 verschillende oplossingen verzameld, waarvan enkele in meer detail zijn besproken. De ene oplossing is wat directer dan de andere, maar uit de discussies bleek dat een aantal verenigingen al goede resultaten hadden geboekt met het implementeren van de sommige oplossingen.

Zo heeft bijvoorbeeld het gebruik van sociale media een grote invloed op de bereikbaarheid van de leden en zorgt een medium als LinkedIn ervoor dat de leden voorafgaand aan de bijeenkomst een herinnering kunnen ontvangen. Tijdens de discussie in de achtertuin van het Jachthuis heeft zelfs iemand zijn achterban geraadpleegd via Twitter om zo een uitgebreider antwoord te vinden op de vraag hoe je nu het aantal No Shows kunt terugdringen. Een prachtig voorbeeld van hoe je als netwerkorganisatie dichter bij je leden kunt staan.

Tijdens de brainstormsessie zaten wij naast Winnie Weintré van netwerkorganisatie Q-in en bij één van de laatste oplossingen die werd geroepen wist Winnie het heel zeker: “Dat is een goed idee, daar ga ik zeker wat mee doen!” Om een compleet beeld te geven van de oplossingen die volgens Winnie voor Q-in goed kunnen werken, willen wij u de mindmap van Winnie zeker niet onthouden. Een nadere toelichting kunt lezen op de blog van Netwerkgids Nederland.

 

 

 

 

 

 

 

 

Mindmap Q-in

Bron: Winnie Weintré Q-in

 

Netwerkorganisaties

Voor de volledigheid bieden wij u hieronder een overzicht van alle netwerkorganisaties en bedrijven die aanwezig waren deze Netwerk Gilde en actief hebben bijgedragen in de discussie, op zoek naar de juiste oplossing voor het terugdringen van het aantal No Shows bij netwerkbijeenkomsten.

 

 

 

 

 

 

 

 

Business ontmoet Business

BeLeef Evenement

BIZZP Nieuwegein

BizzWise Advice BV

Branchecontact

Bright Mind Media

Business Club Spanje

Dierenpark Amersfoort

Elbizz

FlexCentraal

Kerngroep Ziekenhuizen

Leren Snellezen

NetwerkMakelaar

NOA

Q-in

Jachthuis Beukenrode

Ries Lit

TNMF

ZZP Netwerk Heuvelrug

Netwerkgids Nederland

 

Na afloop hebben alle bezoekers van Het Netwerk Gilde een evaluatieformulier in gevuld waaruit bleek dat de belangrijkste reden om deel te nemen aan deze bijeenkomst was om kennis te maken met Netwerkgids Nederland en de mogelijkheid om het eigen netwerk te vergroten. Voor deze beide punten kwamen verwachting en resultaat precies overeen. “Ik ben zeer tevreden wanneer ik mijn bezoekers kan geven wat zij verwachten”, zegt Rens in een gesprek na afloop. En hij heeft alle vertrouwen dat de volgende Gilde-bijeenkomsten op 8 oktober en 17 december wederom een succes zullen worden.

Voor wat betreft de oplossingen voor het fenomeen No Show kunnen wij eigenlijk alleen concluderen dat er meerdere oplossingen zijn die voor elke netwerkvereniging weer een ander resultaat zullen brengen. Het lijkt een continu proces waarin netwerkorganisaties hard moeten werken om de interesses van de leden te peilen om daarop in te kunnen spelen.

Net als bij een commerciële organisatie verschuift de aandacht van netwerkorganisaties steeds meer naar het verbeteren van de toegevoegde waarde voor de klant. “Onze netwerkorganisaties worden steeds professioneler en wij zien grote veranderingen in de manier waarop netwerken omgaan met problemen zoals wij deze avond zo succesvol hebben besproken.” En zo sluit Rens Tanis een geslaagde bijeenkomst af, weliswaar met een aantal No Shows maar daar heeft hij nu vast wel een aantal goede oplossingen voor.

Op zoek naar nog meer informatie ?

Dit bericht is geplaatst in Inspiratietips voor ondernemers, Op zoek naar een uitgebreide boekrecensie?. Bookmark de permalink.